Ninguna obra sale perfecta. Aparece un plano que no coincide, un material que llega defectuoso, un tajo que hay que rehacer. Eso no es el problema. El problema es cómo se gestiona esa incidencia, porque ahí es donde se decide si cuesta una hora o cuesta el margen entero del proyecto.
Después de ver cientos de obras, los fallos se repiten. Estos son los siete más caros.
1. Que la incidencia viva en un grupo de WhatsApp
Es el error madre del que salen casi todos los demás. El aviso se lanza al grupo, recibe tres emojis, y a las dos horas está sepultado bajo otros cincuenta mensajes. No hay registro, no hay responsable, no hay fecha. Cuando alguien pregunta "¿qué pasó con aquello del forjado?", nadie lo encuentra.
Cómo evitarlo: que cada incidencia sea un registro con su ficha, no un mensaje. Que se pueda buscar, filtrar y reabrir.
2. No dejar constancia gráfica
"El tubo estaba mal soldado." Vale, ¿pero cómo de mal? Sin una foto, la incidencia es la palabra de uno contra la de otro, y cuando hay que reclamar a un proveedor o a una subcontrata, no tienes prueba.
Cómo evitarlo: foto obligatoria desde el móvil, tomada en el momento. Es tan fácil como reportar la incidencia con foto y ubicación en el mismo instante en que se detecta.
3. No asignar un responsable
Una incidencia sin dueño es una incidencia que no se resuelve. Todos asumen que la lleva otro. Pasan los días.
Cómo evitarlo: al abrirla, siempre un nombre. Aunque luego se reasigne, en cada momento hay alguien que responde por ella.
4. Confundir incidencia con no conformidad y con aviso
No es lo mismo un aviso menor ("falta silicona en la junta") que una no conformidad que compromete la calidad de la entrega. Meterlo todo en el mismo saco hace que lo grave se pierda entre lo trivial.
Cómo evitarlo: clasifícalas. Aquí lo desarrollamos: incidencias, no conformidades y avisos, cómo no perder ninguno.
5. No imputar lo que cuesta resolverla
Este es el más silencioso. Reparar la incidencia consume horas y material, y esas horas se echan… pero nadie las apunta contra el proyecto. El coste real sube y el informe no se entera. El margen se come sin que aparezca en ningún sitio.
Cómo evitarlo: que las horas de resolver una incidencia se fichen contra el proyecto, igual que cualquier otro trabajo. Así el sobrecoste queda a la vista, que es donde debe estar.
6. Cerrarlas sin verificar
Se marca como resuelta porque alguien dijo que lo había arreglado. Nadie lo comprueba. En la entrega reaparece.
Cómo evitarlo: un cierre con verificación, idealmente con foto del "después". El círculo no se cierra con una promesa, se cierra con una prueba.
7. No aprender de ellas
Si cada obra repite las mismas incidencias y nadie las mira en conjunto, estás pagando el mismo error una y otra vez. Las incidencias son datos, y los datos, si se acumulan, enseñan.
Cómo evitarlo: revisar de vez en cuando qué falla más. A menudo el patrón apunta a un proveedor concreto, a una fase mal planificada o a un plano que siempre da guerra.
Lo que tienen en común los siete
Todos se curan con lo mismo: que la incidencia deje de ser un mensaje volátil y pase a ser un registro con foto, responsable, estado y coste. En papel o por chat es imposible; desde el móvil, en el momento, es casi automático.
¿Tu obra reconoce alguno de estos siete? Cuéntanoslo en planerpro.es/contacto y te enseñamos cómo se gestionan las incidencias cuando dejan de perderse por el camino.