Al 60% del previsto, vigila. Al 80%, actúa. Por encima del 100%, ya llegas tarde. Tres frases resumen todo lo que hay que saber del porcentaje ejecutado, y sin embargo la mayoría de proyectos no lo miran hasta que el número ya ha pasado de la tercera.
Qué es, sin rodeos
El porcentaje ejecutado es el coste real dividido entre el coste previsto de una partida o de un proyecto entero, expresado como porcentaje. Si una partida tenía previstos 4.000 euros y lleva gastados 2.400, va al 60%. No dice si eso es bueno o malo por sí solo —depende de cuánto trabajo queda realmente por hacer—, pero es el número más rápido de leer que existe para saber si el gasto va a la par del avance o se ha adelantado a él.
Por qué funciona como semáforo
La utilidad del porcentaje ejecutado no está en el número exacto, está en los umbrales:
- Por debajo del 60%: normal, sin nada que decidir todavía. El proyecto va gastando lo esperado para lo que lleva de recorrido.
- Entre el 60% y el 80%: momento de vigilar, no de actuar. Si el proyecto está también a esa altura de avance físico, no pasa nada. Si el avance físico va muy por detrás del 60% ejecutado en coste, ahí hay una señal.
- 80% o más, con el proyecto lejos de terminar: momento de actuar, no de esperar al cierre para descubrirlo. Revisar qué queda pendiente y si el previsto que queda va a alcanzar.
- 100% o más: ya se ha gastado todo lo previsto, y si queda trabajo por delante, lo que venga a partir de ahora es desviación pura, sin colchón.
No sustituye mirar el avance, lo acompaña
El porcentaje ejecutado por sí solo puede engañar: una partida al 90% en un proyecto que también está al 90% de avance físico no tiene nada de alarmante, va exactamente a la par. El problema aparece cuando el coste corre más rápido que el trabajo: eso es lo que de verdad mide la desviación de coste, de la que el porcentaje ejecutado es el primer aviso, no la conclusión final.
Dos minutos el lunes
No hace falta un análisis largo ni una reunión para sacarle partido: basta con mirar, una vez a la semana, qué partidas y qué proyectos han cruzado el 80% mientras todavía les queda recorrido por delante. Es la misma lógica que evita las señales de que estás perdiendo dinero en un proyecto sin darte cuenta: casi ninguna desviación grande aparece de golpe, casi todas avisan antes con un porcentaje que alguien no miró a tiempo.
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